Chaque année, la même échéance revient. Une fois l'exercice comptable clos et les comptes approuvés par les associés, il reste une formalité à accomplir : le dépôt au greffe du tribunal de commerce. C'est une obligation légale pour toutes les sociétés commerciales, prévue par le Code de commerce. Mais les règles ont changé avec le guichet unique, et la question de la confidentialité des comptes mérite qu'on s'y attarde. Voici ce qu'il faut savoir pour ne pas se tromper.
Qui doit déposer ses comptes annuels et sous quel délai ?
Le dépôt concerne les SARL, EURL, sociétés anonymes, SAS, sociétés en commandite par actions, sociétés d'exercice libéral et les sociétés en nom collectif dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions. Les sociétés commerciales étrangères ayant un établissement en France sont aussi soumises à cette obligation, tout comme les sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions. Les entrepreneurs individuels à responsabilité limitée (EIRL) doivent également déposer leurs documents comptables.
Le calendrier est strict. L'assemblée générale d'approbation des comptes doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l'exercice. Ensuite, le dépôt doit être effectué dans un délai d'un mois après cette assemblée. Concrètement, pour un exercice clos au 31 décembre, les comptes doivent être déposés avant le 31 juillet de l'année suivante. Une demande de prorogation peut être adressée au président du tribunal de commerce pour repousser la tenue de l'assemblée, mais il faut la justifier.
Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt se fait en ligne sur le guichet unique géré par l'INPI. Le dépôt papier auprès du greffe a été maintenu jusqu'au 31 décembre 2023 pendant la période de transition, mais depuis 2024, la voie électronique est la norme. Une fois déposés, les comptes font l'objet d'une publication au BODACC à la diligence du greffier.
La confidentialité des comptes : qui peut en bénéficier ?
Toutes les entreprises ne peuvent pas demander la confidentialité de leurs comptes. Cette option est réservée aux micro-entreprises et aux petites entreprises, selon des seuils précis fixés par le Code de commerce. Les critères sont cumulatifs : il faut dépasser au moins deux des trois seuils pour changer de catégorie, et il faut rester sous ces seuils pour bénéficier de l'option.
| Catégorie | Seuils (2 critères sur 3 max) | Étendue de la confidentialité |
|---|---|---|
| Micro-entreprise | 450 000 € de total bilan ; 900 000 € de chiffre d'affaires ; 10 salariés | Confidentialité totale des comptes annuels |
| Petite entreprise | 7,5 M€ de total bilan ; 15 M€ de chiffre d'affaires ; 50 salariés | Confidentialité du compte de résultat uniquement |
| Moyenne entreprise | 25 M€ de total bilan ; 50 M€ de chiffre d'affaires ; 250 salariés | Pas de confidentialité possible |
Les micro-entreprises peuvent obtenir la confidentialité totale de leurs comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l'annexe. Les petites entreprises qui ne répondent pas à la définition des micro-entreprises peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat uniquement. Le bilan et l'annexe restent publics.
Attention aux exclusions. Certaines sociétés ne peuvent pas demander la confidentialité même si elles répondent aux critères de taille. C'est le cas des établissements de crédit, des sociétés de financement, des entreprises d'assurance et de réassurance, des sociétés dont l'activité consiste à gérer des titres de participation et des entités dont les titres financiers sont admis sur un marché réglementé. Les sociétés appartenant à un groupe, au sens de l'article L. 233-16 du Code de commerce, sont également exclues de cette faculté.
Comment demander la confidentialité de ses comptes ?
La procédure est simple mais exige des pièces précises. Lors du dépôt des comptes, la société doit fournir au greffe :
- Les comptes annuels complets (bilan, compte de résultat, annexe) ;
- La déclaration de confidentialité dûment remplie et signée en original par le représentant légal ;
- Les frais de greffe.
La déclaration de confidentialité doit être établie conformément à un modèle défini par arrêté. Si cette déclaration manque ou est incomplète, les comptes seront rendus publics via le Registre national des entreprises et le BODACC. L'option doit être exercée au moment du dépôt, pas après.
Les seuils ont évolué dans le temps. La confidentialité pour les micro-entreprises s'applique aux exercices clos à compter du 31 décembre 2013 et déposés à partir du 1er avril 2014. Pour les petites entreprises, la déclaration de confidentialité concerne les comptes relatifs aux exercices clos à compter du 31 décembre 2015 et déposés à partir du 7 août 2016. Il faut donc vérifier la version des seuils applicable à l'exercice concerné.
Faut-il vraiment opter pour la confidentialité ?
L'option est très utilisée. D'après les données d'Altares, plus de 61% des micro-entreprises ont opté pour la confidentialité en 2024, soit 867 000 dépôts, contre 58% l'année précédente. Ce choix massif s'explique par plusieurs raisons.
La première est de protéger la stratégie et la santé financière de l'entreprise. Donner à voir son bilan et son compte de résultat, c'est exposer ses marges, ses charges et ses résultats à la concurrence. Une entreprise rentable attire les convoitises, une entreprise fragile peut perdre des contrats. La confidentialité évite aussi les sollicitations internes : quand les résultats sont bons, les demandes d'augmentation ou de primes se multiplient.
Le revers de la médaille est réel : des comptes confidentiels peuvent envoyer un mauvais signal à un client ou un fournisseur qui cherche à évaluer la solidité d'un partenaire potentiel.
Les clients et fournisseurs consultent souvent les comptes disponibles sur les bases publiques avant de s'engager. Une entreprise dont les comptes sont confidentiels peut susciter la méfiance, surtout pour une commande importante ou un paiement à délai. Le fournisseur qui accorde un crédit fournisseur voudra analyser la situation financière de son client avant d'accepter. Si les comptes ne sont pas disponibles, il peut choisir un autre partenaire.
Il y a aussi une limite légale à la confidentialité : dans les entreprises de plus de 50 salariés, l'employeur doit mettre les comptes annuels à disposition du comité social et économique (CSE). La confidentialité ne protège donc pas vis-à-vis des représentants du personnel.
Les moyennes entreprises sont-elles exclues de toute protection ?
Les sociétés commerciales qui dépassent les seuils des petites entreprises ne peuvent pas demander la confidentialité de leurs comptes. En revanche, elles peuvent demander que ne soit rendue publique qu'une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe. Cette possibilité concerne les moyennes entreprises, c'est-à-dire celles qui ne dépassent pas 25 millions d'euros de total bilan, 50 millions d'euros de chiffre d'affaires net et 250 salariés.
Cette présentation simplifiée ne protège pas le compte de résultat, mais elle allège la charge de publication. Les comptes restent accessibles, avec moins de détail. C'est une solution intermédiaire pour les entreprises trop grandes pour bénéficier de la confidentialité mais qui souhaitent limiter l'information diffusée.
Le choix de la confidentialité doit se faire au cas par cas
La confidentialité des comptes n'est ni une bonne ni une mauvaise opération en soi. Tout dépend de la situation de l'entreprise. Une société qui travaille avec des donneurs d'ordres exigeants ou des fournisseurs qui analysent les comptes avant d'accorder des délais de paiement a intérêt à peser les conséquences. Une entreprise qui évolue dans un secteur concurrentiel avec des marges sensibles a plutôt intérêt à protéger ses données.
Le choix doit aussi tenir compte du signal envoyé. Des comptes confidentiels peuvent être perçus comme une volonté de transparence moindre, même si la démarche est légale. Il est toujours possible de fournir ses comptes directement à un partenaire dans le cadre d'une négociation, mais tout le monde n'osera pas le demander. La décision se joue donc entre protection des informations et crédibilité commerciale.
Avant de cocher la case confidentialité lors du dépôt sur le guichet unique, prenez le temps d'évaluer qui consulte vos comptes aujourd'hui et ce que leur indisponibilité pourrait coûter en contrats manqués ou en conditions de paiement dégradées. C'est une décision qui engage l'entreprise pour l'exercice, mais qu'il est possible de réviser chaque année lors du dépôt suivant.
Information générale à jour à la date de publication. Pour une situation personnelle, les textes officiels et l’organisme compétent font foi.
