Avant d'engager toute procédure de licenciement, l'employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable. Cette étape est obligatoire quel que soit le motif de la rupture, l'ancienneté du salarié ou l'effectif de l'entreprise. La convocation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Une simple convocation orale ou envoyée par télécopie est interdite par la jurisprudence.
Le contenu de la lettre est strictement encadré par le code du travail. Elle doit mentionner l'objet de l'entretien, c'est-à-dire l'éventualité d'un licenciement, sans détailler les motifs envisagés. La date, l'heure et le lieu de l'entretien doivent être précisés. La convocation doit aussi informer le salarié de son droit de se faire assister. En présence de représentants du personnel dans l'entreprise, il peut choisir un salarié de l'entreprise. En leur absence, il peut faire appel à un conseiller extérieur inscrit sur une liste préfectorale. Dans ce cas, la lettre doit indiquer les coordonnées de l'inspection du travail et de la mairie où cette liste est consultable.
L'oubli de l'une de ces adresses constitue une irrégularité de procédure, même si le salarié s'est finalement présenté accompagné d'un conseiller extérieur. La sanction est la même que pour toute irrégularité de procédure : le versement d'un mois de salaire à titre de dommages et intérêts au salarié.
Le délai de 5 jours ouvrables : comment le calculer ?
Entre la présentation de la convocation et la tenue de l'entretien, l'employeur doit laisser s'écouler un délai minimum de 5 jours ouvrables. Ce délai permet au salarié de préparer sa défense. Le point de départ est le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée ou de la remise en main propre. Le jour de la présentation ne compte pas, pas plus que le jour de l'entretien lui-même.
Les jours ouvrables comprennent tous les jours de la semaine, à l'exception du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés. Le samedi compte donc dans le calcul. Par exemple, si la lettre est présentée un mardi, l'entretien peut avoir lieu au plus tôt le mardi de la semaine suivante, en l'absence de jour férié dans l'intervalle.
Une difficulté surgit lorsque le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié. Dans ce cas, le délai est prolongé jusqu'au jour ouvrable suivant. La Cour de cassation a toutefois précisé une règle importante : si le délai expire un dimanche, l'employeur ne doit pas fixer l'entretien le lundi. Il doit attendre le mardi. Cette décision du 10 juillet 2019 (n° 18-11528) complexifie le décompte. Un entretien fixé le lundi alors que le délai expirait le dimanche est irrégulier, même si le lundi est un jour ouvrable.
| Situation | Date de l'entretien possible |
|---|---|
| Présentation de la lettre un mardi | À partir du mardi suivant (sans jour férié) |
| Délai expirant un samedi | Prolongation jusqu'au lundi |
| Délai expirant un dimanche | Prolongation jusqu'au mardi, pas le lundi |
| Présentation un jeudi avant un pont | Compter chaque jour ouvrable, jours fériés exclus |
Report de l'entretien : le délai de 5 jours s'applique-t-il ?
La question s'est posée lorsqu'un employeur décide de reporter un entretien préalable, par exemple en raison de l'état de santé du salarié. Une affaire récente a permis à la Cour de cassation de clarifier ce point.
Dans une décision du 21 mai 2025 (n° 23-18003), une serveuse avait été convoquée à un entretien préalable fixé le 9 novembre. Placée en arrêt maladie jusqu'au 17 novembre, l'entretien n'avait pas pu se tenir. L'employeur avait adressé une nouvelle convocation le 24 novembre pour un entretien fixé au 30 novembre, soit un délai inférieur à 5 jours ouvrables. La salariée contestait la régularité de la procédure.
La Cour de cassation a jugé que le délai de 5 jours ne vaut que pour la convocation initiale. En cas de report décidé par l'employeur, il suffit d'aviser le salarié en temps utile et par tous moyens.
Cette solution est logique : le salarié a déjà eu connaissance de la procédure engagée. Il a déjà pu préparer sa défense. Le délai de 5 jours n'a plus lieu d'être intégralement respecté. L'employeur doit néanmoins laisser un délai raisonnable entre la nouvelle convocation et l'entretien reporté.
Une précision importante s'impose : l'employeur n'est pas tenu d'accepter une demande de report de l'entretien en raison d'un arrêt maladie. La jurisprudence l'a rappelé à plusieurs reprises. Il n'est pas non plus obligé de prendre l'initiative d'un tel report. Dans l'affaire de mai 2025, l'employeur avait fait ce choix, ce qui explique la solution retenue. S'il décide de reporter, il doit simplement prévenir le salarié dans un délai raisonnable.
Le déroulé de l'entretien préalable
L'entretien préalable se tient entre l'employeur ou son représentant et le salarié, éventuellement assisté. L'employeur doit exposer les faits qu'il reproche au salarié ou les raisons économiques qui justifient la rupture. Le salarié peut apporter ses explications et présenter sa version des faits. L'employeur doit écouter et prendre en compte ces éléments avant de décider. Il ne peut pas notifier sa décision lors de l'entretien lui-même. Un délai de réflexion est nécessaire.
Après l'entretien, l'employeur doit respecter un délai de réflexion avant d'envoyer la lettre de licenciement. Pour un licenciement disciplinaire, ce délai est de 2 jours ouvrables minimum après l'entretien. La lettre de licenciement doit ensuite être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Les erreurs à éviter dans la procédure
Plusieurs erreurs peuvent entacher la régularité de la procédure et coûter cher à l'employeur. La première concerne la convocation elle-même : oublier une mention obligatoire, notamment les coordonnées de la mairie et de l'inspection du travail, constitue une irrégularité. La jurisprudence est stricte sur ce point, même si le salarié s'est présenté accompagné.
La deuxième erreur fréquente est le non-respect du délai de 5 jours ouvrables. Un entretien fixé trop tôt rend la procédure irrégulière, avec les mêmes conséquences financières. La subtilité du décompte, notamment lorsque le délai expire un dimanche, est une source classique de contentieux.
La troisième erreur concerne le report de l'entretien. Si l'employeur décide de reporter, il doit le faire savoir au salarié en temps utile. Un report décidé tardivement peut être sanctionné. À l'inverse, l'employeur n'est pas obligé de reporter l'entretien en cas d'arrêt maladie du salarié. Il peut maintenir la date initiale, même si le salarié est absent.
Ce qu'il faut retenir pour sécuriser la procédure
La procédure d'entretien préalable repose sur des règles précises dont le non-respect entraîne une indemnisation d'un mois de salaire. Pour éviter ces écueils, l'employeur a intérêt à vérifier systématiquement les points suivants : la convocation est envoyée par lettre recommandée ou remise en main propre, elle mentionne toutes les informations obligatoires, et le délai de 5 jours ouvrables est calculé avec rigueur, en tenant compte des décisions récentes de la Cour de cassation.
En cas de report, la prudence recommande de conserver une trace de l'information donnée au salarié, même si la loi n'impose pas de forme particulière. Un écrit reste le meilleur moyen de prouver que le salarié a été avisé en temps utile. La procédure de licenciement est un terrain où la forme protège le fond : une irrégularité procédurale peut priver l'employeur d'un licenciement pourtant fondé sur des motifs réels et sérieux.
Information générale à jour à la date de publication. Pour une situation personnelle, les textes officiels et l’organisme compétent font foi.
